Od 1 stycznia 2026 r. wszystkie polskie urzędy administracyjne są zobowiązane do wysyłania pism za pośrednictwem systemu e-Doręczeń. To wygodna i nowoczesna forma komunikacji, ale oparta na mechanizmie tzw. fikcji doręczenia. Pismo uznaje się za doręczone po 14 dniach od wpłynięcia na skrzynkę, nawet jeśli adresat nie otworzył wiadomości.

Eksperci LegacyApp, aplikacji zajmującej się cyfrowym dziedziczeniem informacji, ostrzegają, że w sytuacjach takich jak długi wyjazd, nagła hospitalizacja czy śmierć właściciela skrzynki brak wiedzy bliskich o korespondencji urzędowej może oznaczać straty finansowe: od zajęcia konta bankowego po egzekucję komorniczą. Na szczęście są (bezpłatne) sposoby na uniknięcie czarnego scenariusza. 

Znienawidzone awizo w skrzynce a fikcja doręczenia

Awizo zdecydowanie nie jest ulubionym “znaleziskiem” w skrzynce na listy. Przede wszystkim dlatego, że oznacza konieczność udania się do placówki pocztowej i odebrania korespondencji w okienku. 

Jednak taka forma pełni ważną funkcję: jest dla domowników sygnałem, że istnieje ważna korespondencja i konieczna jest reakcja. Wraz z upowszechnieniem e-Doręczeń ten analogowy sygnał alarmowy znika.

Jednocześnie nie zniknie mechanizm fikcji doręczenia. Będzie działać tak samo, jak w przypadku tradycyjnego awizo: jeśli adresat nie przeczyta korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych, po upływie 14 dni system wystawia dowód otrzymania. Od tej daty biegną terminy procesowe – np. na złożenie sprzeciwu czy odwołania.

Przykład: jak stracić ponad 100 tysięcy złotych

Przedsiębiorcy, którzy założyli firmę po 1 stycznia 2025 r., już dziś mają obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Od 1 października 2026 r. obowiązek ten obejmie wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG.

Rozważmy przykładowy scenariusz: Jan, właściciel małej firmy budowlanej, ma obowiązkowy wpis do bazy ADE od 2025 r.

Na skrzynkę e-Doręczeń Jana wpływa dokument od podmiotu publicznego (np. sądu lub urzędu skarbowego). Jest to nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym na kwotę 100 tys.zł plus odsetki i koszty procesu 10 tys. zł. Jan jest na wakacjach i nie sprawdza skrzynki.

Zaistnienie fikcji doręczenia
Mija 14 dni od wpłynięcia dokumentu na ADE. System automatycznie wystawia dowód otrzymania. Zgodnie z przepisami korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie tych 14 dni. W tym momencie, z punktu widzenia prawa, Jan „odebrał” pismo i zaczyna biec termin na złożenie sprzeciwu.

Upływ terminu na wniesienie sprzeciwu
Ponieważ Jan nie zareagował, nakaz zapłaty staje się prawomocny i wykonalny. Oznacza to, że Jan traci prawo do kwestionowania zasadności długu (np. gdyby faktura była sfałszowana lub już zapłacona).

Egzekucja komornicza
Wierzyciel (np. były podwykonawca lub urząd) kieruje sprawę do komornika. Jan dowiaduje się o wszystkim, gdy komornik zajmuje mu 110 tys. zł na rachunku bankowym.

Nawet jeśli Jan miał dowody, że dług nie istnieje, po uprawomocnieniu się nakazu zapłaty odkręcenie tej sytuacji jest ekstremalnie trudne i kosztowne. 

Dodatkowo cała sytuacja powoduje stres i zagrożenie dla płynności firmy, wypłaty wynagrodzeń czy obsługi innych zobowiązań. A to wszystko dlatego, że informacja utknęła w skrzynce, do której dostęp miała tylko jedna osoba.

Jak uniknąć kłopotów? 

Eksperci z firmy LegacyApp, która stworzyła aplikację do bezpiecznego gromadzenia i przekazywania ważnych informacji pomiędzy pokoleniami przekonują, że kluczowe jest świadome korzystanie z e-Doręczeń i prawidłowa konfiguracja usługi. Dlatego radzą:

1. Nie zakładaj e-Doręczeń, jeśli wiesz, że nie będziesz w stanie ich monitorować.
   Dla obywateli system jest dobrowolny, ale od 1 stycznia 2026 r. będzie niezbędny do w pełni cyfrowego korzystania z wielu e-usług publicznych.
2. Dodaj zaufane osoby do obsługi skrzynki.
   W ustawieniach skrzynki można przypisać dodatkowych użytkowników lub administratorów. Dzięki temu w razie choroby czy nagłego zdarzenia ktoś zaufany będzie mógł zareagować na ważne pisma. Warto pamiętać, że dla działalności gospodarczej tworzona jest oddzielna skrzynka do e-Doręczeń, podobnie dla poszczególnych podmiotów wpisanych do rejestrów. Każda z nich wymaga osobnej konfiguracji oraz osoby odpowiedzialnej.
3. Zadbaj o powiadomienia na więcej niż jeden kanał.
   E-Doręczenia przewidują powiadomienia mailowe o nowej korespondencji. Tam, gdzie to możliwe, warto włączyć także SMS-y lub inne przypomnienia oraz regularnie kontrolować skrzynkę e-mail powiązaną z ADE.
4. Regularnie archiwizuj i czyść skrzynkę.
   Przepełniona skrzynka może utrudniać wpływ nowej korespondencji, co nie zatrzymuje skutków prawnych doręczenia. Warto okresowo pobierać archiwa (.zip) i usuwać obsłużone wiadomości, szczególnie w firmach z dużym wolumenem korespondencji.
5. Rozmawiaj z bliskimi o swoich „cyfrowych śladach”.
   Powiedz im, z jakich rozwiązań korzystasz (w tym z e-Doręczeń), gdzie szukać informacji i jakie są Twoje instrukcje na wypadek choroby czy śmierci. To nadal najprostsze, choć często odkładane w czasie rozwiązanie.

Czerwona teczka, teczka w komputerze czy aplikacja? Klucz to świadomość

Dziś coraz większa część naszego majątku ma formę zapisów w systemach elektronicznych. Dotyczy to nie tylko oszczędności i kont bankowych, ale również lokat, inwestycji, a nawet tak podstawowych rzeczy jak subskrypcje usług cyfrowych, z których każda generuje regularne, comiesięczne koszty. 

Każda taka informacja powinna zostać w jakiś sposób zarejestrowana – na wszelki wypadek – tak aby samemu można było szybko do niej dotrzeć, a gdyby coś się stało, by spadkobiercy lub bliskie osoby mogły ją odzyskać.

Specjaliści z LegacyApp podkreślają, że nie ma jednego „słusznego” sposobu na uporządkowanie informacji. Ważne, by był on znany najbliższym i możliwy do aktualizowania:

• klasyczna „czerwona teczka”: segregator, o którego istnieniu i lokalizacji wiedzą bliscy;
• zabezpieczony plik na komputerze – z instrukcją, jak do niego dotrzeć (lokalizacja, hasła, sposób logowania);
• aplikacja – taka jak LegacyApp, która pozwala bezpiecznie przechowywać dane w smartfonie, a ich kopię – w prywatnej chmurze użytkownika, np. na Google Drive lub iCloud.

LegacyApp – cyfrowy sejf w telefonie na najważniejsze informacje

LegacyApp to bezpłatna aplikacja mobilna (Android/iOS), która działa jak zaszyfrowany notatnik na najważniejsze informacje: od polis ubezpieczeniowych, przez dane o oszczędnościach i inwestycjach, po informacje dostępowe do kont e-mail czy subskrypcji.

Wszystkie notatki są szyfrowane lokalnie na telefonie użytkownika, a kopia bezpieczeństwa – jeśli użytkownik ją włączy – trafia wyłącznie do jego prywatnej chmury (iCloud lub Google Drive). Operator aplikacji nie ma dostępu do treści notatek.

Kluczową funkcją LegacyApp jest mechanizm przekazania informacji zaufanej osobie po śmierci lub w sytuacji awaryjnej – po spełnieniu wcześniej zdefiniowanych warunków (np. braku reakcji na cykliczne powiadomienia „Are you OK?”). Dzięki temu informacje, których bliscy najbardziej będą potrzebować po odejściu użytkownika, nie zginą w cyfrowym chaosie.

 

Komentarz eksperta

Paweł Soproniuk, współzałożyciel LegacyApp (https://legacy.app):

E-doręczenia są jak prywatna, cyfrowa skrytka pocztowa, do której klucz ma zwykle jedna osoba. Z perspektywy prawa po 14 dniach zakłada się, że pismo zostało przeczytane, nawet jeśli wiadomość nie została otwarta. To oznacza, że o nakazie zapłaty dowiemy się czasami dopiero wtedy, gdy pojawia się komornik.

Wystarczy dłuższy wyjazd, pobyt w szpitalu, problemy z logowaniem albo zwykłe niedopatrzenie, by przegapić kluczowe pismo. A ponieważ nie będzie już kartki z poczty, bliscy często nie będą mieli pojęcia, że coś się dzieje.

LegacyApp pomaga w najważniejszym: tworzeniu jasnych instrukcji i listy miejsc, w których „ukryte” są nasze informacje. Użytkownicy mogą zapisać np. gdzie są dostępy do komputera czy telefonu albo na jakie adresy e-mail przychodzą powiadomienia z urzędów. To często informacja, która gwarantuje transfer wiedzy i majątku pomiędzy pokoleniami – zamiast wieloletniej i trudnej walki spadkobierców z instytucjami.

E-doręczenia są tylko jednym z objawów głębszej zmiany: coraz więcej kluczowych spraw toczy się w całości online. Jeśli bliscy nie wiedzą, gdzie szukać informacji ani jak dostać się do naszego komputera czy telefonu, mogą latami próbować domknąć sprawy po naszej śmierci – albo nigdy nie dotrzeć do całości majątku.

O LegacyApp

W dzisiejszym cyfrowym świecie łatwo stracić kontrolę nad ważnymi informacjami. LegacyApp to bezpieczny mobilny notatnik do przechowywania kluczowych danych: od polis ubezpieczeniowych, przez dokumenty, po instrukcje i wskazówki dla bliskich. Aplikacja nie tylko ułatwia organizowanie tych informacji, lecz także ich przekazanie wskazanej osobie w sytuacji, gdy użytkownik LegacyApp zniknie: na pewien czas lub… na zawsze.

Dane w aplikacji są zabezpieczone szyfrowaniem oraz specjalnie opracowanym mechanizmem dostępu, dzięki czemu dostęp do nich mają wyłącznie użytkownik i wskazana przez niego osoba. LegacyApp nie ma możliwości odczytu zapisanych notatek użytkownika.

Aplikacja jest dostępna do bezpłatnego pobrania w App Store oraz Google Play. Wersję premium można zakupić na stronie lub za pośrednictwem partnerów, takich jak wybrane banki i towarzystwa ubezpieczeniowe.

Więcej informacji o aplikacji LegacyApp dostępnych jest na stronie https://legacy.app

drukuj